Gérer 25 stagiaires en confinement ? Oui, c'est possible

25 stagiaires agence digitale solidaire

Le Jeudi 12 mars 2020, le gouvernement belge annonce des mesures drastiques dans le but d’endiguer la propagation du virus. Le Dimanche 15 mars 2020 à 22h48, l’Agence Digitale Solidaire voyait le jour.

Quant à eux, les étudiants en Skillsfactory terminaient doucement leur formation et devaient penser à l’après : trouver un stage.

Mais comment faire en cette période d’incertitude ? Comment faire pour se déplacer, assister à des entretiens et convaincre des entreprises de leurs richesses alors que pour celles-ci, survivre était maintenant la préoccupation principale ?

Ni une, ni deux, nos 25 futurs marketeurs munis de leur expertise digitale fraîchement acquise ont alors répondu présent, relevé leurs manches et l’écran de leur laptop afin de gérer gratuitement les demandes d’aides qui affluaient déjà de la part des entreprises.

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Nous adapter très rapidemment

Stagiaires de l'agence digitale solidaire sur Zoom

S’adapter et être agile. C’est ce qu’on apprend en marketing et nous allions devoir mettre ces notions en pratique rapidement, très rapidement.

En 12 heures, nous sommes passés des réunions physiques au 100% digital.

Visioconférence sur Zoom, échanges de messages sur Slack et répartitions des demandes d’aides et des projets sur Trello et Hubspot.

Venait maintenant la question de la répartition des différents projets entre nos 25 stagiaires. Qui fait quoi, dans quel laps de temps et surtout, comment être réactif face aux demandes urgentes tout en fournissant des solutions spécifiques et de qualités à ces entreprises en souffrance ?

La méthode Agile et Scrum... et un brin d'improvisation

Gérer 25 stagiaires en temps normal n’est déjà pas chose aisée. Coordonner 25 stagiaires à distance, s’assurer que tout le monde respecte les délais, fournisse un travail de qualité et reste motivé malgré le confinement et la distanciation sociale, est une autre affaire.

Définition de nos 2 méthodes de gestion de projet

1
La méthode Agile

est une méthode de gestion de projet basée sur des principes de collaborationd’autonomie et des équipes pluridisciplinaires.

2
Le framework Scrum

 est la méthodologie avec laquelle nous allons implémenter la méthode Agile.

Comme l’explique très bien Trello (logiciel de gestion de projet), voyez cela comme un régime végétarien.

La méthode Agile est votre régime. Un ensemble de méthodes basé sur des principes et des valeurs. Le framework Scrum est votre lasagne végétarienne. La méthode avec laquelle vous allez respecter et implémenter votre régime et donc, votre méthode Agile.

Des équipes pluridisciplinaire

équipes pluridisciplinaires en marketing digital

En nous basant sur ces méthodes de gestion de projet, nous avons alors réparti les demandes d’aides en différentes catégories et les avons assignées aux personnes ayant l’expertise adéquate :

  • Création de contenus et gestion des réseaux sociaux
  • Référencement naturel sur Google (SEO)
  • Expérience et interface utilisateur (UX et UI)
  • Création d’E-shop et site internet
  • Publicité sur Google (SEA) et les réseaux sociaux
  • Gestion de projets
  • Collecte et analyse de données (Google Analytics, Facebook et Linkedin Manager)

Une gestion en toute autonomie

Chaque équipe, en fonction des demandes reçues, gérait ensuite son projet en toute autonomie, avec la validation des recommandations finales par nos 2 coachs experts, Nicolas et Charlotte, avant livraison au client.

Une fois par semaine, une réunion en vidéoconférence sur Zoom est également organisée dans le but de renforcer la cohésion d’équipe mais aussi et surtout, dans le but que chacun puisse partager son ressenti, ses questions et ses craintes en toute décontraction.

Le but étant, à base d’essais et d’erreurs, de pouvoir fluidifier notre processus et d’autonomiser nos stagiaires un maximum.

La collaboration comme clef de voûte

2 jours étant le délais moyen de livraison au client. Il fallait donc être efficace.

Les demandes des entreprises traitant sensiblement des mêmes problématiques, nous avons dès lors mis en place la création de templates communes à adapter spécifiquement en fonction de la problématique, de la demande et du client.

Chaque équipe partageant son expérience et son expertise quant à la création de ces templates, le temps et la qualité gagnés dans l’aide apportée aux entreprises furent grandement améliorés.

Découvrez l’histoire de la naissance de notre agence

Résultat après 3 mois

400 entreprises aidées, des centaines de projets réalisés et 100% des stagiaires toujours en vie et ayant acquis une expérience et une expertise du marketing digital qu’ils n’auraient pu avoir nulle part ailleurs.

Aujourd’hui, même après la fin du confinement, l’Agence Digitale Solidaire continue de recevoir des demandes d’aides d’entreprises en difficulté ou simplement ayant le désir de développer et de booster leur présence en ligne, de créer leur e-shop ou encore de développer leurs réseaux sociaux.

Cette aventure nous a conforté dans l’idée qu’il existait une demande de la part des indépendants, des commerçants, des entrepreneurs et des startups de disposer d’un service à leur échelle et répondant à leurs problématiques spécifiques:

Des solutions concrètes à prix juste, expliquées simplement, sans jargon technique et pouvant être mises en place facilement.